广东酒店管理职业技术学院校级报告厅、会议室使用管理规定

（2023年3月20日印发）

第一章 总则

第一条  为进一步加强和规范校级报告厅、会议室使用管理，保证学校各项会议、活动顺利举办和有序进行，特制定本规定。

第二条  本规定适用于以学校党政办公室管理的报告厅、会议室和接待室（行政楼一楼报告厅、行政楼316、313会议室，行政楼3A03接待室），其他单位所管理的会议室参照本规定执行。

第二章 使用范围及管理规定

第三条  报告厅、会议室的使用范围：报告会、工作会议、学术会议、对外接待、论坛讲座；学科、专业教学实践、观摩；校级及以上非娱乐类学生活动。在不影响学校正常使用的前提下，可用于对外租赁。

第四条  各单位使用前需在办公系统上提交申请，学校党政办公室按照“先申请先安排”和“校级优先”的原则统一协调安排。

第五条  按照“谁使用谁负责”的原则，使用单位对使用过程的会场资产管理、安全防范、卫生保洁负主责。使用单位须指定专人按照操控室内张贴的设备使用操作流程操作，不得随意乱动调音台旋钮。离场前要认真检查并按照操作程序关闭全部设施设备电源（音响及空调）。会议、活动结束后，使用单位要负责打扫清理，保持报告厅、会议室干净整洁，做到桌椅摆放整齐，并将带入会场的物品全部清理出场。

第六条  报告厅、会议室的会务有关工作由学校党政办统筹管理，相关部门协同负责。

学校党政办负责对管辖内的各项设施设备进行巡回检查，定期进行使用测试，做好设施设备的日常维护，发现问题要与相关部门联系并及时处理，确保设施设备的完好使用；

网络中心负责对报告厅、会议室的视、听等设备器材进行定期检查维护，对设备出现的故障要及时检修，遇大型会议活动，须派技术人员到场值守提供技术支持，确保视听等电子设施设备的完好使用。

总务处负责对报告厅会议室的房屋、水电、空调等设施设备进行定期检查维护，确保完好使用，对室内及周边的卫生及时做好保洁。

总务处负责做好大型会议、活动的安保及外来车辆停放疏导安排等相关事宜。

第七条  学校党政办对各单位使用报告厅、会议室的申请要按使用范围的规定进行严格审核，适度控制，对报告厅、会议室的使用情况要进行登记、检查。对违反规定使用并造成设施设备损坏的，学校将要求使用单位赔偿损失，追究相关人员责任，并视情况核减该单位的使用次数。

第三章 报告厅、会议室的申请及使用程序

第八条  会议、活动主办单位，至少提前2天至多提前5天在学校办公系统提交申请，准确填写主题、议程、时间（开始时间及预计结束时间）、参会人员、联系人、安全管理责任人、联系电话等。经使用部门负责人、总务处、分管校领导、党政办审批后方可使用。

第九条  使用单位需提前2小时与总务处联系并办理报告厅钥匙使用登记手续，领取钥匙。

第十条  重大会议或对会场环境及设备有特定要求的，需提前三天预约，以便相关部门配合协助。需要临时变更或取消使用计划的，申请单位需提前通知党政办，以便安排他用。

第四章 使用要求

第十一条  会议、活动主办（统筹）单位应提前到达会场。根据每场活动分工安排，统筹单位应做好会场布置及准备工作，负责座次安排及摆放水牌，按会议需要备好茶水、纸笔、会标制作等相关会议用品。

第十二条  进入报告厅、会议室须衣着整齐、文明礼貌，勿穿背心、拖鞋进入。严禁携带易燃、易爆、腐蚀性物品进入报告厅、会议室。保持室内整洁，勿在室内吸烟、随地吐痰、吃零食及随地乱丢杂物。会议、活动组织须安全有序，在室内不要大声喧哗和发出各种影响会场的声响。

第十三条  报告厅、会议室使用人应爱护室内的公共设施设备，未经许可，不得搬移或挪作他用。报告厅内不得乱扯乱挂，悬挂横幅必须按指定位置。严禁在墙面粘贴标语及宣传画，凡用双面胶在墙面粘贴物品，一经发现，除责令清除外，核减该单位当月或下月使用次数。

第十四条  报告厅、会议室使用完毕，确认所有门窗（扣）关闭完好后才能锁门离去。凡发现未关闭门窗或私自将钥匙外传的，核减该单位当月或下月使用次数。

第五章 附则

第十五条  本规定由学校党政办公室负责解释。

第十六条  本规定自印发之日起实施，原有制度与本规定不一致的，以本规定为准。