广东酒店管理职业技术学院公文管理细则（修订）
（2022年10月18日印发）
第一章 总 则
第一条 为更好地适应学校工作的需要，推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，参照中共中央办公厅、国务院办公厅《党政单位公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《党政单位公文格式》（GB/T 9704—2012），结合我校实际，特修订本细则。
第二条 公文是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 校属各单位必须重视公文处理工作，由专人负责公文处理工作。
第六条 学校党政办公室主管学校党政公文的处理工作，并对校内各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第七条 公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者主管校领导签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。
第九条 公文的版式按照《党政单位公文格式》国家标准执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 公文版头
第十二条 公文版头特指公文首页格式化的发文单位标志。广东酒店管理职业技术学院公文版头由学校党政办公室统一拟制。
（一）“中共广东酒店管理职业技术学院委员会文件”版头“中共广东酒店管理职业技术学院委员会文件”版头主要用于以学校党委名义发文，所适用发文字号为“广酒党〔公元年份〕×号”，主要用于学校党建工作发文，传达贯彻党的方针政策，转发上级党组织、党委文件，作出重大工作部署等；或以学校党委名义向上级党组织请示、报告工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级党组织的询问。
（二）“中共广东酒店管理职业技术学院委员会”版头
“中共广东酒店管理职业技术学院委员会”函件版头主要用于以学校党委名义就有关具体事项与同级或不相隶属党委或党组织之间商洽工作、征询意见、进行答复；答复校内二级党组织的请示等，重要事项可编“广酒党函〔公元年份〕×号”，证明、批复等一般事项不编发文字号。
（三）“广东酒店管理职业技术学院文件”版头
“广东酒店管理职业技术学院文件”版头主要用于以学校行政名义发文，发文字号除用“广酒〔公元年份〕×号”外，还可在编号时在单位代字与年号之间加上职能部门代字，如“广酒教”“广酒学”“广酒人”等，以便文件归档。内容分别如下：
1.广酒：主要用于以学校名义向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问，向上级机关请求指示、批准；发布学校教育事业发展全局的重要决策、重要规划或重大事项等。
2.广酒校办：用于学校行政工作发文，或根据授权传达学校重要决议或决定，转发上级机关的文件，通报有关情况。
3.广酒人：用于学校人事工作发文。
4.广酒财：用于学校财务工作发文。
5.广酒教：用于学校教学工作发文。
6.广酒科技：用于学校科研、产学研合作工作发文。
7.广酒学：用于学校学生工作发文。
8.广酒图：用于学校图书管理工作发文。
9.广酒继教：用于学校继续教育、培训考证等工作发文。
10.广酒外：用于学校国际教育交流工作发文。
11.广酒招：用于学校招生工作发文。
12.广酒督：用于学校绩效考核评价工作发文。
13.广酒质管：用于学校教学质量管理工作发文。
14.广酒后勤：用于学校后勤工作发文。
15.广酒创：用于学校创新创业工作发文。
16.广酒保：用于学校保卫工作发文。
学校成立或调整各类委员会用广酒字号，成立或调整各类领导小组应视实际情况而定，原则上使用各职能部门的专项字号。若学校新设立机构需使用独立文号，由新设机构请示分管校领导，报校长办公会议通过后方可使用。
（四）“广东酒店管理职业技术学院”版头
“广东酒店管理职业技术学院”函件版头主要用于以学校名义就有关具体事项与同级单位之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项等。重要事项可编“广酒函〔公元年份〕×号”，证明、贺信、邀请函等一般事项不编发文字号。
（五）“中共广东酒店管理职业技术学院纪律检查委员会文件”“中共广东酒店管理职业技术学院保密委员会文件”“广东酒店管理职业技术学院工会委员会文件”“共青团广东酒店管理职业技术学院委员会文件”版头分别用于纪委、保密委、工会和团委制发公文，编“广酒纪〔公元年份〕×号”“广酒密〔公元年份〕×号”“广酒工〔公元年份〕×号”“广酒团〔公元年份〕×号”。
（六）“中共广东酒店管理职业技术学院委员会会议纪要”版头编“广酒党纪〔公元年份〕×号”。用于记载和传达学校党委会议情况和议定事项。
（七）“广东酒店管理职业技术学院××会议纪要”版头编“广酒校纪〔公元年份〕×号”。用于记载和传达学校重要会议主要情况和议定事项。
（八）“广东酒店管理职业技术学院××部处”函件版头“广东酒店管理职业技术学院××部处”函件版头适用于学校党政各职能部门在职权范围内发布通知，相互之间联系工作，重要事项可编“××函〔公元年份〕×号”或“××通〔公元年份〕×号”。
（九）“中共广东酒店管理职业技术学院××学院委员会”“广东酒店管理职业技术学院××学院”函件版头“中共广东酒店管理职业技术学院××学院委员会”“广东酒店管理职业技术学院××学院”版头适用于就二级学院党委、行政的工作和有关事项做出安排，如二级学院进行表彰奖励和惩处，向学校及有关管理部门就有关问题、情况进行询问、商榷、答复、报告、请示等，重要文件可编“××学院〔公元年份〕×号”。
第五章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，严格控制公文数量。凡在国家或省级正规报刊上已发布的规章、制度、通知、通告、文件或以电话、布告等形式通知的事宜，均不应发文；单位职责范围内的常规工作、事项，使用电话沟通、通知公告等其他手段可办理的，不应发文；可以单位名义发布通知的，不以学校名义行文。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。
第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上抄送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。
（二）职能部门以学校名义行文，须经学校党政办公室审核。以学校名义行文，必须是关系全局性的、重要的、方针政策性问题的决定、通知等，以及对上级机关呈送的重要公文。属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
（三）校属各单位的请示事项，如需以学校名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。在请示、报告等上行文中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
第十六条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级机关。
（二）学校党政办公室根据学校授权，可以向学校各二级单位行文，学校的其他部门和单位不得向校属二级单位发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。需经学校审批的具体事项，经学校同意后可由职能部门行文，文中须注明学校已同意。
（三）学校党委、行政的各部门可以在各自职权范围内向校属各单位的基层党组织、行政部门行文。
（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。
第十七条 校属各单位可在规定的职权范围内，以部处函件或学院函件形式互相发布通知、联系等，使用印有“广东酒店管理职业技术学院+单位全称或规范化简称”版头的文件纸，落款处应加盖单位印章，由各单位负责人、分管校领导在办公系统签批后发出，各单位自行存档。
第十八条 学校内设机构除学校党政办公室外不得对外正式行文。
第六章 发文办理
第十九条 本细则所指的发文办理，适用于校级发文办理，即以学校党委、行政名义制发公文的过程。校属各单位的内部发文办理，可参照本办法执行。
第二十条 发文办理包括公文的起草、审核、签发、印发等程序。
（一）起草。承办部门根据工作需要或领导授意负责文件的起草。公文起草应当做到：
1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接；
2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；
3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练；
4.文种正确，格式规范；
5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；
6.公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致；
7.部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（二）审核。公文文稿经部门负责人审核后报学校党政办公室核准。核准的重点是：
1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。
2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
3.涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
经学校党政办公室核准不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
（三）签发。公文应当经校领导审批签发。学校公文签发的权限分别为：
1.凡涉及学校机构设置及员工薪酬的文件经党政联席会议审定，经发文部门负责人、分管校领导、校长在办公系统审批签发；
2.党政重要公文应根据公文内容分别由校党政正职签发；一般公文，依公文内容分别由校党政正职或分管副职签发；
3.校纪委拟发的重要公文由校党委书记签发，校工会拟发的重要公文由校工会主席签发，校团委拟发的重要公文由分管团委工作的校领导签发；
4.如属两个以上部门联合发文又涉及两名以上分管校领导的，由各分管校领导会签。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
（四）印发。已经发文单位负责人签批的公文，印发前应对公文的审批手续、内容、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。公文印发要保证时效性并厉行勤俭节约。学校所有下发的非涉密公文原则上在“广东酒店管理职业技术学院办公系统”发布。除印制少量公文存档外，不再印发纸质公文。
第七章 收文办理
第二十一条 收文办理主要程序是：
（一）签收。学校党政办公室文秘应及时登录公文交换系统签收外来文件。对收到的纸质机要公文应当逐件清点，核对无误后进行签收。如发现问题，应立即向来文单位查询并记录查询情况，采取相应措施。
（二）登记。学校党政办公室文秘对收到的公文进行登记、编号。登记应将公文标题、密级程度、来文字号、来文单位、收文日期、收文编号、份数、上报日期等逐项填写清楚。公文交换系统签收的文件采用“广东酒店管理职业技术学院办公系统”进行公文传阅，传阅流程与纸质版文件一致。机要文件等纸质文件须填写《广东酒店管理职业技术学院公文传阅单》，登记后送学校党政办公室主任批阅。外出开会带回的文件，应及时送学校党政办公室登记办理。
（三）拟办。学校党政办公室主任根据来文的内容和要求，及时将公文分送至校领导批示。
（四）批办（传阅）。学校党政办公室文秘根据校领导批示，将公文送有关人员办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。送校领导阅示的文件，一般应在当天阅毕；送各职能部门办理（传阅）的文件，一般应在三天内办（阅）毕；急件随到随阅，严防延误。坚持按规定期限阅文，学校领导及承办单位阅后的公文应退回学校党政办公室处理。各单位不得随意横传公文，文件一般不得带回家中或携带出入公共场所。
（五）承办。承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位承办的，应当及时将公文退回交办部门并说明理由。
（六）催办。学校党政办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。凡因不负责任、办理拖拉、互相推诿而延误办理时限的，将追究承办单位及承办人责任。
（七）答复。公文的办理结果应根据需要及时答复来文单位，并告知相关单位。
第二十二条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期；没有具体请示事项的，签名表示已阅知。签批意见时，不得用铅笔和圆珠笔签批，要签全名，并写明签批年月日，以便存档。
第二十三条 在承办公文过程中，要保持文件的完整，相关证件和附件不得散失、积压。任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁文件。
第二十四条 涉密公文应严格遵照有关保密规定具体办理，不得擅自扩大阅读范围。需有关部门阅办的文件，由机要人员按领导批示请该部门负责人阅办，阅办后及时归还。秘密文件、资料必须在机要室阅读；绝密文件要从严管理，单独登记送阅，阅后及时收回。
第二十五条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。公文签发后，公文原稿应定时移交档案室存档。
第八章 公文管理
第二十六条 各单位应当建立健全本单位公文管理制度，并由专人统一管理，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十七条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
第二十八条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经校长批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级机关批准。
复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第二十九条 公文的撤销和废止，由发文单位根据职权范围和主管校领导决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十一条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十二条 工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章 附 则
第三十三条 本细则由学校党政办公室负责解释。
第三十四条 本细则自印发之日起实施。原有制度与本细则不一致的，以本细则为准。
