档案管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为规范我院档案管理工作，有效地保护和利用档案，为学校建设和发展服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）的规定，结合我院实际，特制订本办法。
第二条 本办法所称档案，是指学校筹建以来所从事基本建设、招生、教学、实训、科研、管理和社会服务等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史资料。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，是学校管理工作的重要组成部分。档案管理，应纳入学校整体发展规划。
第四条 学校档案管理工作由院长领导，学院办公室负责。其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，制定和落实学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案管理机构，落实人员编制、档案馆藏设施设备以及专项经费；
（四）研究决定学校档案管理工作中的重要奖惩和专项任务。
第五条 学校档案管理工作接受上级教育行政部门的领导和上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。
第二章 档案专门机构设置与职责
第六条 学校设置与办学规模相适应的档案室（馆）。档案室（馆）是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案管理设施设备。
各职能部门和系部要设立档案柜，并定期向校档案室（馆）移交档案或相关目录。
第七条 档案室（馆）的工作职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第八条 学校档案管理工作人员列入编制。专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学和管理人员同等待遇。
第九条 学校各职能部门和系部第一负责人是本部门档案工作责任人。各部门要配备兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。
第十条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和管理技能。
档案工作人员调动或离职时，必须做好档案移交手续后方能离岗。
第三章 档案管理
第十一条 学校应对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十二条 档案材料归档时间为：
（一）学校各部门应当在次学年4月底前归档；
（二）教学档案应当在次学年寒假前归档；
（三）实训、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第十三条 档案室（馆）对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第十四条 按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十五条 对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。
第十六条 档案室（馆）应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与开放
第十七条 学校应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第十八条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经院长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。
第十九条 学校档案开放设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、计算机查询系统等，为师生和社会利用档案创造便利条件。
第二十条 学校档案室（馆）是学校出具档案证明的唯一机构。社会利用档案用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用。
加盖学校档案室（馆）公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第五章 奖励与处罚
第二十一条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案室（馆）的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第二十二条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第六章 附则
第二十三条 本办法自印发之日起执行。
